Damit das System Mietverträge und andere Dokumente über die Dokumentenerstellung und Berichte automatisch und korrekt erstellen kann, ist die korrekte Reihenfolge der Dateneingabe von zentraler Bedeutung. Dabei unterscheiden wir im Wesentlichen zwischen Einstellungen und Programmdaten. In diesem Dokument werden nebst vielen weiteren Möglichkeiten nur die Basis-Schritte in der richtigen Reihenfolge aufgeführt, um Verträge und Berichte erfolgreich ausstellen zu können.
Die Einstellungen werden nur einmalig mit dem Start in der Anwendung gemacht und dann jeweils nur noch, wenn zentrale Daten erweitert werden müssen. Die in den Einstellung vorgenommen Konfi-gurationen und Tabellendaten, stehen dann in den jeweiligen Modulen jederzeit zur Verfügung. Zu den Einstellungen gehören z.B. Informationen und Tabellendaten für:
Programmdaten sind alle Daten, die sie in irgendeinem Modul eingeben. Alle eingegebenen Daten, können für die spätere Erstellungen von Verträgen, Dokumente, Berichte, etc. abgerufen werden.
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Niederlassungsarten
2
Niederlassungen
3
Teamnamen
4
Zuordnen Team und Team-mitglieder
5
Funktionensbezeichnungen
Für die integrierte Buchhaltung stehen in der Applikation mehrere Kontenplan-Vorlagen zur Verfügung. Diese können nach belieben ausgewählt und auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.
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Kontenplan-Vorlage
Um Debitoren-Rechnungen schreiben zu können, werden sogenannte «Artikel» benötigt. Artikel sind einzelne Rechnungspositionen, wie z.B. Miete, Dienstleistungen, etc.
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Artikel
In der Benutzerverwaltung werden alle Personen und Firma erstellt, die irgendeine Beziehung mit Ihrer Verwaltung haben. Dies können Mitarbeiter, Mieter, Eigentümer, Mietinteressenten, Dienstleister, STWEG-Eigentümer, Lieferanten, Kontaktpersonen, Teilhaber, etc. sein.
8
Benutzer erstellen
8.1
Personen erstellen
8.2
Firmen erstellen
In der Benutzerverwaltung werden alle Personen und Firma erstellt, die irgendeine Beziehung mit Ihrer Verwaltung haben. Dies können Mitarbeiter, Mieter, Eigentümer, Mietinteressenten, Dienstleister, STWEG-Eigentümer, Lieferanten, Kontaktpersonen, Teilhaber, etc. sein.
9
Objekt erstellen
9.1
Grunstücke
9.2
Gebäude
9.3
Einheiten
In der Mandatsverwaltung verbinden Sie nun die erstellen Einheiten mit den erstellen Personen und machen diese zu Eigentümer oder Mieter.
Alle in der Mandatsverwaltung erstellten Definitionen, gelten als Standardwerte für die damit ver-knüpften Objekte (Grundstücke, Gebäude, Einheiten – Immer vom Grössten zum Kleinsten).
10
Mandat erstellen
10.1
Allgemein
10.2
Miete und Nebenkosten
10.3
Details einzelner Ebenen
In der Buchhaltung weisen Sie nun den Mandaten den von Ihnen gewünschten/erstellten Kontenplan zu. Diese Zuweisung ist die Voraussetzung, damit die automatisch oder manuell erstellten Mietrech-nungen automatisch richtig verbucht werden können. Ebenfalls erstellen Sie hier die Gruppierungen für die Nebenkostenabrechnungen.
In diesem Modul
wird ebenfalls die Budgeterstellung pro Mandat vorgenommen.
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Kontenplan zuweisen
11.1
Basisdaten
11.2
Gruppierung
12
Budget
In den Debitoren werden nun die automatischen und manuellen Rechnungen erstellt. Bevor Sie jedoch die Debitoren-Rechnungen erstellen können, muss die Zahlungsart und benötigten Artikel (wie z.B. Miete) vorgängig erstellt werden.
Auch finden Sie in diesem Modul den Status aller Debitoren, inkl. der noch offenen Debitoren-Rechnungen (OP-Liste).
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Zahlungsart
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Artikelliste
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Debitoren
In den Kreditoren werden alle Rechnungen von Lieferanten, Dienstleister, etc. verwaltet und bearbei-tet. Bevor Sie jedoch die Kreditoren-Rechnungen kontieren können, muss die Zahlungsart vorgängig erstellt werden.
Auch finden Sie in diesem Modul den Status aller Kreditoren, inkl. der noch offenen Kreditoren-Rechnungen (OP-Liste).
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Zahlungsart
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Kreditoren
In der Dokumenterstellung können Sie jetzt Briefe, Verträge und Formulare mit den Daten erstellen lassen, die Sie zuvor eingegeben haben.
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Dokumenterstellung