Setup & Support

Wie beginne ich mit ImmoSpice?

Melden Sie sich online bei der ImmoSpice-Applikation an, oder beantragen Sie ein Test-Konto, um Zugang zu der Applikation zu erhalten. Mit Hilfer der "Anleitung: Erste Schritte" erhalten Sie eine Schritt für Schritt Anleitung für die Erfassung von Personen, O bjekten, Mandate, etc. bis hin zur Erstellung des ersten Mietvertrages. 

Wie migriere ich von meiner bestehenden Applikation zu ImmoSpice?

Die Einführung erfolgt strukturiert in vier Etappen, während Sie durch alle Etappen persönlich begleitet werden:

Analyse & Planung:
Wir analysieren Ihre bestehende Infrastruktur, Daten, Prozesse und Anforderungen. Gemeinsam definieren wir den optimalen Start oder Migration.

Datenmigration:
Wir übernehmen Ihre Bestandsdaten strukturiert aus ImmoTop, Rimo, Garaio REM, Excel oder anderen Applikationen. Dabei nutzen wir mit der Migration auch die Möglichkeit, Daten zu bereinigen und Strukturen zu optimieren.

Schulungen:
Ihr Team wird regelmässig auf die für Sie notwendigen Themen geschult. Dabei verzichten wir auf langwierige Gesamtschulungen, sondern laufend zum entsprechenden Thema. Nebst den persönlichen Schulungen, stehen diese FAQ's, sowie Anleitungen und Video-Tutorials zur Verfügung.

Go-Live & Support:
Der Go-Live erfolgt nahtlos, während der Support über den Helpdesk oder die Website für Sie da ist.

Wie lange dauert die Einführung?

Wer neu mit einer Software für die Verwaltung beginnt, kann direkt nach der Eröffnung des Kontos mit der Benutzer- und Objekterstellung beginnen. Bei Migrationen von bestehenden Applikationen wie GARAIO REM, ImmoTop, Rimo, MOR!LIVIS, PROPbase, Fairwalter und anderen Lösungen, hängt die Migration von der vorhandenen Datenmenge und Strukturen ab. Diese dauert jedoch in der Regel nicht länger als 6-14 Wochen.

Was passiert mit meinen bestehenden Daten?

Wir übernehmen Ihre Daten aus der bestehenden Applikation. Dabei bestimmen Sie zusammen mit unserer Hilfe, welche Daten migriert, bereinigt oder neu erstellt werden sollen.

Gibt es Schulungen?

Ja! –Schulungen können jederzeit angefragt und online (oder nach Kundenwunsch vor Ort) durchgeführt werden. Mit einer optionalen Video-Aufzeichnung kann die Schulung jederzeit wieder angesehen oder Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich stehen Video-Tutorials und FAQ-Dokumente auf unserer Website zur Verfügung.

Können wir Verbesserungsvorschläge einbringen?

Ja! – Wir entwickeln ImmoSpice laufend weiter und stellen regelmässig neue Funktionen zur Verfügung. Wenn Sie weitere Ideen haben, prüfen wir diese und entscheiden, ob und wie sie implementiert werden.

Wo erhalte ich Support?

Supportanfragen können jederzeit über das Supportformular auf unserer Webseite gestellt werden. Während den Bürozeiten sind wir ebenfalls telefonisch für Sie erreichbar.

Funktionen

Welche Personen werden in der Benutzerverwaltung eröffnet?

In der Benutzerverwaltung sollen alle Personen und Firmen eröffnet werden, mit denen irgendeine Geschäftsbeziehung besteht, die für die Immobilienverwaltung relevant sind. Dies können Mitarbeiter, Eigentümer, Miteigentümer, Mieter, Mietinteressenten, Dienstleister, Bürge, Untermieter, STWEG-Eigentümer, Genossenschafter, Lieferanten, Kontaktpersonen, Teilhaber, Vormunde oder Buchhalter sein.

Können einer Person mehrere Rollen zugewiesen werden?

Ja! Sie entscheiden, welche Rollen einer Person zugewiesen werden sollen. Jede Rolle ist mit den jeweiligen Berechtigungen verknüpft – ob Dienstleister, Eigentümer oder Bewirtschafter: Alle sehen nur das, was für sie relevant ist.

Kann man die Menüs in separaten Fenster öffnen?

Ja! Die verschiedenen Module können in beliebig vielen Fenstern (Tabs) geöffnet werden. Dies macht man entweder über das Kontextmenü der rechten Maustaste «Link im neuen Tab öffnen» oder mit der Tastatur «Ctrl» und "linken Maustaste".

Was wird in der Objektverwaltung erstellt?

In der Objektverwaltung werden alle Einheiten in den Ebenen Grundstücke, Gebäude und Einheiten erstellt. Dies können Zimmer, Wohnungen, Lagerflächen, Disporäume, Parkplätze etc. sein.

Wie erfasse ich meine Einheiten am schnellsten?

Grundstücke, Gebäude und Einheiten werden am schnellsten erfasst, indem man mit der jeweiligen Nummer (EGRIS, EGID oder EWID) die Daten abruft und speichert. Alternativ können Sie ein Objekt erstellen und danach beliebig oft verfielfachen. Die erstellten Objekte können nach dem Erstellen mit Hilfe der Funktion "Massenmutation" schnell und einfach geändert oder ergänzt werden.

Wie ändere ich Objekt-Daten am schnellsten?

Um Daten von mehreren Einheiten zu ändern oder ergänzen, benutzt man die Funktion «Massenmutation». Mit dieser Funktion kann ausgewählt werden, welche Felder und für welche Einheiten die Daten geändert oder ergänzt werden sollen. Damit können einzelne oder mehrere Datenfelder gleichzeitig angepasst werden.

Was wird im Mandat definiert?

Im Mandat wird der Verwaltungstyp (z.B. Miete, STWEG, etc.) definiert. Dem Mandat werden dann die Einheiten (Grundstücke, Objekte, Einheiten) zugewiesen, die Standard-Kündigungsfristen definiert, die Eigentümer, sowie Bankkonten für allfällige Rückzahlungen definiert. Dazu werden hier die Mietzinsgrundlagen (Start- und Enddatum) erstellt, sowie die Art der Miete, Sollstellungstermin- und Intervall, Kaution und Nebenkosten definiert. Die im Mandat definierten Informationen, werden für alle Mietverhältnisse als Vorlage verwendet.

Wann erstelle ich mehr als ein Mandat?

In der Regel wird pro Liegenschaft (Vertrag) ein Mandat erstellt. Weitere Entscheidungsfaktoren sind vorhandene Bankkonten, Standort (Kantone), Standardeinstellungen unterschiedlicher Liegenschaftstypen und deren Liegenschaften. Die Entscheidung wie viele Mandate erstell werden, hängt daher auch von den individuellen Gegebenheiten und gewünschten Strukturen ab. Dies kann auch in einem Gespräch mit unseren Fachspezialisten aus der Immobilienbewirtschaftung erarbeitet und definiert werden.

Wo definiere ich den Mietzins?

Nachdem im Mandat die Grundeinstellungen vorgenommen wurden und die gewünschten Einheiten dem Mandat zugewiesen sind, kommt man mit Klick auf die Mandatsbezeichnung (Menüpunkt «Mandatsverwaltung») auf die «Details einzelner Ebenen». Hier wähle ich nun «Mieter Hinzufügen» und gebe alle «Details zum Mieter» und dann die «Mietbasis» ein, wo unter dem Abschnitt «Komponenten Details» der Mietzins eingegeben werden kann.

Wo definiere ich die Mietkautionen?

Mietkautionen werden in der «Mandatsverwaltung» in den «Details einzelner Ebenen» definiert und über das Modul «Dokumenterstellung» verrechnet.

Brauche ich eine separate Buchhaltungs-Software?

Nein! Die Buchhaltung ist direkt in der ImmoSpice-Applikation integriert, sodass Debitoren und Kreditoren automatisch dem richtigen Konto zugewiesen und verbucht werden können.

Kann ich Zahlungen mit der Bank abgleichen?

Ja! Zahlungen können mit Hilfe der von Ihrer Bank bereitgestellten Transaktionsdateien abgeglichen werden.